V Rossum AI je připraven jeden účet pro ORTEX. Účty pro administraci jsou jan.klimes@ortex.cz a jan.vanek@ortex.cz. Pro každého zákazníka bude přiděleno vlastní Workspace a v rámci Workspace fronty (Queues). Předpokládáme jednu frontu pro každého uživatele.

V rámci Rossum AI budou zřízeni uživatelé (předpokládáme jeden pro uživatele = např. EP Admin (rossum@europasta.eu) pro Europastu. Musí mít roli Manažer, aby mohl dělat upload, anotace a vše ostatní kromě správy účtů (to dělá ORTEX).

V rámci polí k vytěžování je třeba vybrat vše, kromě řádků faktur (ty do PpfHl nepotřebujeme).

Nahrát faktury můžete ve formátu PDF, JPG a PNG. Pro vlastní upload lze použít tři rovnocenné metody:

• Upload přes webové rozhraní Rossum Elis AI.
• Přeposlání emailu s přiloženou fakturou na adresu, která je určena u každé fronty zvlášť a je unikátní pro každou frontu.
• Uploadem přímo z IS Orsoft Open.

Při uploadu se faktura zavede do „skupiny“ KE KONTROLE a začíná se automaticky vytěžovat. Pokud je nastaven automatický export a kvalita vytěžení přesáhne stanovenou mez, tak se změní stav dokumentu na „Exportované“.

Upozornění: v terminologii Rossum AI znamená exportované=vytěžené. Neznamená to, že byla faktura exportována do Orsoftu.

Pro práci s fakturami v Rossum AI je přiraven „browse“ ve volbě Finanční účetnictví – Závazky - Rossum AI.

V další volbě je Konfigurace ROSSUM AI. Zde je třeba nastavit:

• API URL – dle dokumentace je třeba nastavit:

https://api.elis.rossum.ai

• Uživatelské jméno a heslo – dle nastavení ROSSUM Ellis
• Druh dokumentu – nepovinné. Zde vyplňte druh elektronického dokumentu, kam bude zařazen původní obraz faktury, který byl do Rossum uploadován.
  • Druh dokumentu nastavte v Administrace – Elektronické dokumenty – Druhy elektronických dokumentů
• Otevřít dokument po importu – Pokud „zatrhneme“, tak po importu faktury do Došlých faktur se otevře elektronický dokument, aby uživatel ihned viděl, co vlastně importoval.
• Přidávat do PDF timestamp - Do souboru PDF se doplní údaj o tom, kdy byl soubor importován do Finančního účetnictví.
• Zapisovat nová/nenalezená bankovní spojení do Adresáře - Pokud není vytěžené bankovní spojení založené v Adresáři firem, tak se automaticky doplní.
• Vytěžovat IBAN - Pokud je na PDF uveden IBAN, lze vytěžovat i tento údaj.
• Kontrolovat příjemce - Pokud chcete kontrolovat, že faktura je určena pro Vaši firmu.
• Výchozí kódy kontací - Zde se určuje jaký kód kontace má být uveden na hlavičce faktury. Zde se většinou uvádí jen kód kontace, který je označen jako neúčovat a následně se faktura opraví na správný kód kontace, který už účtování povoluje.
• Defaultní firma při importu – Pokud se nepodaří dohledat v Adresáři firmu podle IČO, DIČ, názvu, tak vloží do PPF_HL firmu dle této konfigurace
• Fronta ID – identifikátor fronty, ze které se importují faktury do Orsoftu.

Dále je třeba nastavit „defaultní“ hodnoty pro import do financí:

• V OSOBY je třeba vyplnit u importující osoby číslo firmy – pro dohledání číslo účtu pro PBUC.
• Faktury se importují s defaultní kontací PFADO, pokud není uvedeno jinak v konfiguraci.
• Souvztažnosti pro jednotlivé daňové skupiny
  • Bez DPH
    • Základ DZ0
  • 19, 20, 21, 22, 23
    • Základ DZ1
    • DPH DPH1
  • 5, 9, 14, 15
    • Základ DZ2
    • DHP DPH2
  • 10
    • Základ DZ3
    • DPH DPH3

Toto jsou POUZE defaultní údaje, které je možné nastavit. U firem, jejichž doklady se vždy účtují stejně, lze připravit nastavení v Adresáři firem. To nalezneme u dané firmy na záložce Informace nebo Obchodní rejstřík. Záleží zda pracujeme v Orsoftu OPEN nebo v OR-SYSTEMu OPEN. Tam se nastaví saldokontní účet, daňová skupina, souvztažnost a kód kontace pro daný typ dokladu. Souvztažnost v tomto případě NEMUSÍ být připojena ke kódu kontace.

V browse Rossum se zobrazují všechny faktury, které jsou v frontě dle konfigurace.

V menu „Další“ jsou tyto volby:

• Informace o frontách – zobrazení informace o frontách, které má aktuálně přihlášený uživatel přístupné. Zobrazí se ID fronty, název fronty a počty faktur v jednotlivých stavech.
• Upload faktur do ROSSUM AI – můžete vybrat z disku klientského počítače obrazy faktur pro import do systému Rossum AI.
• Import faktury do přijatých faktur – aktuálně vybranou fakturu naimportuje do Došlých faktur. Při importu připojí k nově uložené faktuře i elektronický obraz faktury.

Pokud bylo vše správně nastaveno, tak součástí věty Došlé faktury je i elektronický obraz faktury v připojených elektronických dokumentech.

Pro plnou funkcionalitu ROSSUM AI je třeba projít první fází učení-se. Nejdřív je třeba anotovat 30 faktur, pak dalších 500 (zkontrolovat a poupravit). Více info zde: Best practices for ROSSUM training